Organización administrativa

¿Qué es una organización administrativa?

En administración de empresas, la organización administrativa es el conjunto de métodos y procedimientos puestos en práctica para ordenar, controlar y dirigir una empresa a través de sus departamentos, recursos y procesos, con el fin de alcanzar sus metas u objetivos trazados de antemano.

 

 

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Toda empresa u organización posee un patrón o un orden propio, que guía sus procesos productivos y es responsable de su margen de eficiencia o efectividad. O sea, existen formas de organización administrativa más eficaces que otras, pero toda organización posee una estructura organizacional que define sus jerarquías, sus procesos y sus flujos.

 

La revisión y eventual mejoramiento de dicha estructura, así, significará el replanteamiento de los circuitos y patrones de la empresa, y puede perfectamente conducir a mejores y más potentes escenarios.

 

Al mismo tiempo, la organización administrativa se entiende como una disciplina y una metodología de evaluación empresarial, que justamente se propone comprender el funcionamiento de las organizaciones y concebir los modelos necesarios para su estudio.

 

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Tipos de organización administrativa

Dependiendo de su forma y características, es posible distinguir entre varios modelos de organización administrativa, como son:

 

Organización lineal. Se trata del modelo jerárquico tradicional, simple y piramidal, que presenta líneas de autoridad únicas y la información se transmite de manera unidireccional, desde las visiones globales superiores de la estructura, hasta las posiciones locales de la base. La toma de decisiones es totalmente centralizada y existe una jefatura única.

Organización funcional. Esta es la versión moderna del modelo anterior, que estructura la empresa en base a departamentos, cada uno dotado de su jefe, y el total de los jefes dirigidos por la cúpula de la empresa, ya sea de manera individual o en base a reuniones. Es un modelo ideal para dividir el trabajo en pequeñas partes, y las decisiones suelen tomarse mediante consultas al especialista de cada área.

Organización matricial. Se trabaja en base a proyectos y resultados esperados, mediante la constitución de equipos de trabajo multidisciplinarios a los que pertenecen individuos de diversas áreas. Estos grupos poseen un jefe de proyecto, son temporales, e intercambian información con otros proyectos de manera esporádica y eventual. Se comportan, del resto, como células más o menos autónomas.

Organización en comités. Opera en base a comités, o sea, a grupos reducidos a los que se asigna el estudio de alguna etapa o aspecto específico del proceso productivo, ya sea de manera formal o informal. Los miembros de los comités trabajan por separado y se reúnen cada cierto tiempo, involucrando generalmente a los líderes o jefes de cada sección de la empresa, y varían de acuerdo a la resolución de las situaciones específicas a atender.

Organización en trébol. Supone la contratación externa o outsourcing de muchas de las tareas de la empresa, cuyo equipo de trabajo fundamental lo constituyen quienes dirigen las labores externas y coordinan los diversos esfuerzos de la empresa. Es un modelo en boga en tiempos de baja contratación laboral.

Principios de la organización administrativa

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La organización administrativa tiene en cuenta la comunicación interna y externa.

Todo tipo de organización administrativa debe tomar en cuenta lo siguiente:

 

Fidelidad a los objetivos de la empresa. Ante todo, una empresa debe saber qué cosa es lo que se propone y cómo, y a esto último debe siempre responder la organización administrativa. De nada sirve tener una línea de montaje fordiana si se planea producir por outsourcing, por ejemplo.

Paridad entre responsabilidad y autoridad. La autoridad y la responsabilidad van juntas, y este precepto es fundamental en el diseño de una organización administrativa. Cuando se ocupan cargos de autoridad, se debe recibir una gratificación acorde y un conjunto de responsabilidades acorde. De otro modo, la jerarquía se desestabiliza.

Flujo de la comunicación. La comunicación dentro de una empresa es fundamental, ya que un trabajador informado no sólo posee más opciones a la hora de tomar decisiones, sino que se sentirá más integrado a la organización y en líneas generales, la pasará mejor. Cada modelo organizacional faculta o imposibilita ciertos tipos de comunicación interna y externa.

Amplitud del control. Existen modelos organizacionales más rígidos, en los que se enfatiza el control y existen constantes dinámicas de feedback. Hay otros modelos más laxos en los que se le otorga al individuo mayor cuota de autonomía. Esto determinará el modelo de toma de decisiones elegido e influenciará otros ítems de esta lista.

Continuidad. Todo modelo organizacional debe poder sostenerse en el tiempo, o sea, debe poder resolver coyunturas y continuar en funciones, sin tender al caos o a la inercia.

Elementos de una organización

Toda organización administrativa está compuesta de los siguientes elementos:

 

Factores de producción. Se considera aquí a todos los elementos de la cadena productiva, o sea, aquellos involucrados directamente en la transformación de materia en bienes o servicios. Por ejemplo: la maquinaria, los trabajadores, etc.

Factores de dirección. Aquellos elementos que acompañan el proceso productivo, lo vigilan y controlan, pero que no toman parte directa en él, sino indirecta, garantizando su funcionamiento. Por ejemplo: los cargos directivos, los contratos de outsourcing, las herramientas de mercadotecnia, etc.

Recursos. Aquellos elementos fundamentales sin los cuales sería imposible llevar a cabo la labor productiva. Pueden ser materiales o físicos (materia prima, energía, maquinaria, etc.) o inmateriales (mano de obra, conocimiento de trabajo, etc.).