CONTROL ADMINISTRATIVO

 

 Control en Administración

 

 

El control en administración evalúa la eficacia de los resultados obtenidos.

¿Qué es el control en administración?

En las ciencias de la administración, se habla de control para referirse a una de las principales funciones administrativas, junto con la planificación, la organización y la dirección, la cual tiene como cometido asegurarse de que las acciones de la organización se realicen de acuerdo a lo planificado, o evaluar la eficacia de los resultados obtenidos, es decir, su grado de proximidad con el ideal esperado.

×

Las dinámicas administrativas de control usualmente implican la obtención de información respecto al proceso empresarial y a los resultados, y la aplicación de las correcciones que sean pertinentes para enmendar los errores y maximizar la eficiencia.

Se trata de un mecanismo de retroalimentación del sistema organizativo que depende para operar de los tres pasos previos, sobre todo de la planificación, etapa donde se fijan las expectativas y las metas. En teoría, una organización cuyos procesos y resultados se ciñen más a lo planeado será mucho más eficiente que otra que se salga del carril.

Así, los procesos de control permiten no sólo medir el rendimiento organizacional, sino además establecer justamente los estándares de calidad idóneos para ello, y además evaluar y tomar las medidas correctivas pertinentes.

El proceso de control idóneo, en este sentido, debe ser económico, flexible y preventivo, pero además, como hemos dicho, debe responder a los objetivos organizacionales trazados.

Puede servirte: Control de calidad

Proceso de control (fases)

La cuarta fase compara el desempeño obtenido con los estándares iniciales.

Las fases del proceso de control tienden a ser las siguientes:

·         Fase 1: Establecer estándares. En esta fase inicial se afinan y definen los parámetros de medición o evaluación, sin los cuales sería imposible saber qué tan bien o mal sale el producto. Esto implica cuatro tipos de estándares: de cantidad (volumen de producción, cantidad de existencias, etc.), de calidad (exactitud, logro del producto), de tiempo (tiempos de producción) y de costos (costo de ventas, costos de producción, etc.).

·         Fase 2: Evaluación del desempeño. La medición propiamente dicha de los procesos organizacionales.

·         Fase 3: Comparación de desempeño. Se cotejan los márgenes esperados del desempeño con aquellos obtenidos, se los compara con los estándares iniciales para determinar el margen de éxito u error.

·         Fase 4: Acción correctiva. Se elabora un informe que registre todo lo anterior y se arrojan las acciones necesarias para mejorar o perfeccionar el proceso, como determinar a qué altura de la estructura empresarial están los problemas y cuáles son sus posibles soluciones.

Tipos de control administrativo

El control a corriente se lleva a cabo a lo largo de todo el proceso empresarial.

Existen los siguientes tipos de control administrativo:

·         Control previo o precontrol. Al ser previos a la acción, aseguran que ésta responda a los recursos (humanos, materales y financieros) planificados. Esto pasa por identificar los gastos financieros presupuestados, anticipar las actividades por realizar y prever lo que costará llevarlas a cabo.

·         Control directivo o de dirección. Se les conoce como controles de avance o controles cibernéticos, y supervisan el recorrido de los procesos organizacionales antes de que acaben, para tener tiempo de tomar medidas o forzar un cambio de ruta. Estos controles sólo dan resultado si se posee una retroalimentación adecuada.

·         Control a corriente. Este control se lleva a cabo a lo largo del proceso empresarial, es decir, a la par que están transcurriendo, de la mano de directivos o del propio personal operario.

·         Control posterior. Se llevan a cabo una vez finalizada la acción productiva y se dan de manera retrospectiva, evaluando todo el recorrido y extrayendo las conclusiones pertinentes de lo que salió bien y lo que no tanto. Luego se recoge un informe que sirve para futuras gestiones y para recompensar o alentar a los trabajadores.

 Etapas del proceso de control en administración

En el ámbito organizacional, el proceso de control en administración se debe orientar siguiendo ciertas etapas, las cuales son las siguientes:

 

Fase 1: establecer estándares

En esta fase se definen los parámetros de evaluación o medición, ya que con ello se podrá saber qué tan bueno es el producto que se obtiene. Para ello se siguen cuatro tipos de estándares: de cantidad, de calidad, de tiempo y de costos, como parte del control interno.

 

Fase 2: evaluación del desempeño

En esta etapa se lleva a cabo la medición en sí de los procesos organizacionales.

 

Fase 3: comparación de desempeño

En esta fase se comparan los márgenes esperados con los que se han obtenidos, es decir, se toman como referencia los estándares iniciales para poder identificar el margen de error o de éxito.

 

Fase 4: acción correctiva

En esta etapa se elabora un informe en el que se registra todo lo que se ha llevado a cabo en los procesos anteriores, así como las acciones que se deben tomar para mejorar el proceso. También se debe identificar en qué nivel de la estructura empresarial se encuentran los problemas y cuáles serían las soluciones más factibles.

 

El control administrativo es parte fundamental del proceso administrativo como un todo, permitiendo llevar un seguimiento más claro y preciso de las finanzas, acciones y comportamientos empresariales. ¿Sabías que con Euroinnova puedes formarte profesionalmente en cualquier área administrativa? ¡Sí, y tenemos las mejores opciones para ti, sigue leyendo!